Informativa Privacy

BALANS APP — NETTA AI S.R.L.

1. Introduzione e ambito di applicazione

La presente informativa privacy è resa ai sensi dell'art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") e descrive come NETTA AI S.R.L. ("Netta", "Società" o "Titolare") tratta i dati personali strettamente necessari per l'espletamento dei servizi richiesti nell’ambito del sito web, dell’app mobile, della web dashboard e dei servizi digitali collegati a BALANS APP disponibili al link balansapp.it ("BALANS" o "Servizio").

Questa informativa è destinata agli utenti del sito e dell’app, ai clienti e potenziali clienti di Netta, ai referenti aziendali e, nei limiti in cui i loro dati siano trattati da Netta come titolare, alle persone fisiche i cui dati possono essere contenuti in documenti, fatture, pagamenti o informazioni acquisite tramite il Servizio. Netta si impegna, pertanto, a tutelare la privacy e la riservatezza dei dati personali che tratta nell’ambito dei servizi forniti ai propri clienti e, si impegna affinché il trattamento dei dati personali avverrà nel rispetto della normativa sopra richiamata.

2. Ruoli privacy: titolare e responsabile del trattamento

Per alcune attività Netta agisce come titolare del trattamento, ad esempio quando gestisce l’account, la relazione contrattuale, la sicurezza del Servizio, l’assistenza, gli adempimenti propri, il marketing, la profilazione commerciale e le preferenze privacy dell’utente.

Quando un cliente utilizza BALANS per trattare dati personali di propri clienti, fornitori, dipendenti, collaboratori, pazienti, utenti finali o altri terzi, il cliente può agire come autonomo titolare del trattamento e Netta può trattare tali dati per conto del cliente, quale responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, sulla base del contratto e dell’eventuale Data Processing Agreement. In tali casi il cliente resta responsabile della liceità della raccolta e della comunicazione dei dati a Netta e delle informative da rendere ai terzi interessati.

3. Titolare del trattamento e contatti privacy

Titolare del trattamento: NETTA AI S.R.L., con sede legale in Via Berna 6/B, 90146 Palermo (PA), P. IVA 07368320821.

Per richieste privacy e per l’esercizio dei diritti, l’interessato può contattare Netta mediante gli indirizzi e-mail e PEC indicati nella sezione “Privacy” o “Contatti” del sito web e dell’app, specificando nell’oggetto “Privacy — BALANS”. Il Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), ove designato, è contattabile tramite i medesimi canali dedicati alla privacy o tramite il recapito specifico pubblicato sul sito/app.

4. Dati personali trattati

In relazione alle funzionalità utilizzate, Netta può trattare le seguenti categorie di dati personali:

5. Fonti dei dati

I dati possono essere raccolti:

6. Finalità e basi giuridiche del trattamento

La tabella seguente riepiloga le principali finalità del trattamento, le categorie di dati coinvolte e le relative basi giuridiche. Le finalità effettivamente applicabili dipendono dalle funzionalità attivate e utilizzate dall'utente.

Finalità Categorie di dati coinvolte Base giuridica
Registrazione, onboarding, accesso e gestione dell'account BALANS Dati identificativi e di contatto, dati dell'account, credenziali tecniche, dati professionali/aziendali Art. 6(1)(b) GDPR: esecuzione del contratto o misure precontrattuali; Art. 6(1)(f) GDPR per sicurezza e gestione tecnica dell'account
Erogazione delle funzionalità contabili, amministrative e fiscali Dati fiscali, contabili, fatture elettroniche, documenti, scadenze, informazioni aziendali, dati di terzi presenti nei documenti Art. 6(1)(b) GDPR: esecuzione del Servizio; Art. 6(1)(c) GDPR per adempimenti di legge; ove presenti categorie particolari, art. 9(2)(a), 9(2)(b), 9(2)(f) o altra condizione applicabile in base al caso concreto
Emissione, ricezione, gestione e conservazione operativa di fatture elettroniche e flussi verso Sistema di Interscambio e Pubblica Amministrazione Dati anagrafici, fiscali, contabili, identificativi di soggetti IVA o persone fisiche, dati contenuti nei documenti Art. 6(1)(b) GDPR; Art. 6(1)(c) GDPR per obblighi fiscali, contabili e amministrativi; Art. 6(1)(f) per tutela e tracciabilità del servizio
OCR, estrazione dati, classificazione documentale, assistenza AI e suggerimenti operativi Documenti caricati, immagini, testo estratto, metadati, output AI, dati di utilizzo Art. 6(1)(b) GDPR per fornire la funzionalità richiesta; Art. 6(1)(f) GDPR per migliorare qualità, affidabilità, sicurezza e usabilità del Servizio, ove possibile con dati aggregati, anonimizzati o pseudonimizzati; consenso ove richiesto
Open banking, riconciliazione e predisposizione o disposizione di pagamenti SEPA e non SEPA Dati bancari, IBAN, BIC/SWIFT, dati di pagamento, dati da banche o API provider, log delle disposizioni Art. 6(1)(b) GDPR per esecuzione del Servizio richiesto; Art. 6(1)(c) per obblighi normativi applicabili; Art. 6(1)(f) per prevenzione abusi e sicurezza
Assistenza clienti, comunicazioni di servizio, gestione reclami, richieste e feedback Dati di contatto, account, contenuto delle richieste, log, dati necessari alla gestione del ticket Art. 6(1)(b) GDPR per supporto relativo al Servizio; Art. 6(1)(f) GDPR per miglioramento e tutela della relazione con il cliente
Sicurezza informatica, monitoraggio tecnico, prevenzione frodi, abusi e accessi non autorizzati Log, IP, dati dispositivo, eventi applicativi, dati di autenticazione, dati di accesso amministrativo Art. 6(1)(f) GDPR: legittimo interesse alla sicurezza del Servizio, alla prevenzione di frodi e alla tutela del patrimonio informativo; Art. 6(1)(c) ove richiesto da norme applicabili
Adempimenti legali, fiscali, contabili, amministrativi, audit e difesa di diritti Dati contrattuali, fiscali, fatturazione, pagamenti, comunicazioni, documenti rilevanti Art. 6(1)(c) GDPR: obbligo legale; Art. 6(1)(f) GDPR: accertamento, esercizio o difesa di diritti; per categorie particolari, art. 9(2)(f) ove applicabile
Analisi statistiche, misurazione e miglioramento della qualità del Servizio Dati di utilizzo, metriche, feedback, dati aggregati o anonimizzati, dati tecnici Art. 6(1)(f) GDPR: legittimo interesse al miglioramento del Servizio; ove i dati siano anonimizzati, il GDPR non si applica ai dati non più riferibili a persone fisiche
Marketing diretto, comunicazioni commerciali, web marketing, newsletter e messaggi personalizzati nel Servizio Dati di contatto, consensi, preferenze, interazioni, dati dell'account Art. 6(1)(a) GDPR: consenso; Art. 6(1)(f) GDPR e art. 130, comma 4, Codice Privacy per comunicazioni su servizi analoghi a clienti esistenti, con diritto di opposizione semplice e gratuito
Profilazione commerciale, segmentazione e annunci targettizzati Dati aggregati o segmentati relativi a caratteristiche anagrafiche, geografiche, professionali, uso del Servizio, preferenze e interazioni Art. 6(1)(a) GDPR: consenso. La profilazione descritta è finalizzata a marketing e personalizzazione e non comporta decisioni automatizzate con effetti giuridici o analogamente significativi

Quando il trattamento si fonda sul legittimo interesse, Netta persegue interessi quali: sicurezza del sito/app e delle infrastrutture, prevenzione di frodi o usi non autorizzati, tutela dei propri diritti, miglioramento del Servizio, misurazione della qualità, continuità operativa, gestione efficiente della relazione con clienti e utenti, invio di comunicazioni su servizi analoghi a clienti esistenti nei limiti consentiti dalla legge. L'interessato può opporsi in qualsiasi momento ai trattamenti basati su legittimo interesse, nei limiti previsti dall'art. 21 GDPR.

7. Utilizzo di intelligenza artificiale, OCR e assenza di decisioni automatizzate rilevanti

BALANS utilizza tecnologie di intelligenza artificiale, modelli linguistici, OCR e procedure statistiche per assistere l'utente nella lettura dei documenti, nell'estrazione dei dati, nella classificazione delle informazioni, nella generazione di promemoria, nella predisposizione di documenti o pagamenti e nell'analisi contabile.

Le elaborazioni automatizzate e i suggerimenti generati da BALANS sono strumenti di supporto. L'utente deve sempre verificare e confermare la correttezza dei dati prima dell'invio di documenti ufficiali, ad esempio al Sistema di Interscambio, o prima della disposizione di un pagamento. Netta non adotta decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici sull'interessato o incidano in modo analogo significativamente sulla sua persona ai sensi dell'art. 22 GDPR.

Netta adotta, per quanto applicabile, misure di minimizzazione, limitazione degli accessi, logging, controllo umano, configurazioni contrattuali e tecniche con i fornitori e, ove possibile, anonimizzazione o pseudonimizzazione dei dati utilizzati per analisi statistiche e miglioramento del Servizio.

8. Destinatari dei dati e categorie di soggetti autorizzati

Per le finalità indicate, i dati possono essere comunicati o resi accessibili alle seguenti categorie di destinatari, nei limiti di pertinenza e necessità:

I soggetti che trattano dati personali per conto di Netta sono vincolati da istruzioni documentate e da accordi di nomina a responsabile del trattamento ove richiesto dall'art. 28 GDPR. L'elenco aggiornato dei responsabili e delle categorie di destinatari può essere richiesto tramite i recapiti privacy.

Assistente AI e Groq UK Limited. Quando l'utente utilizza la funzionalità di assistente AI in chat per generare fatture o ricevere assistenza, BALANS invia a Groq UK Limited, fornitore di servizi di intelligenza artificiale, il contenuto dei messaggi inviati dall'utente e il contesto necessario alla richiesta. Tali dati possono includere le informazioni di fatturazione inserite o selezionate dall'utente, quali nome o ragione sociale, indirizzo, partita IVA o codice fiscale, importi, causale, descrizione della prestazione, nonché dati di clienti o fornitori eventualmente presenti nella richiesta.

La finalità del trattamento è limitata alla generazione della risposta richiesta dall'utente tramite l'assistente AI. La base giuridica è l'art. 6(1)(b) GDPR — esecuzione del contratto di servizio relativo a BALANS, di cui l'assistente AI costituisce una funzionalità opzionale e disattivabile; tale base giuridica è autonoma e distinta da eventuali permessi richiesti a livello di sistema operativo, che restano disciplinati separatamente dalle relative informative del dispositivo.

Groq UK Limited tratta i dati per conto di Netta quale responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, sulla base del contratto di servizio stipulato tra le parti, nei limiti e per le sole finalità qui descritte. Netta non dettaglia in questa sede eventuali ulteriori subfornitori impiegati da Groq UK Limited: per tali informazioni si rimanda alla privacy policy pubblicata da Groq UK Limited.

Per i clienti domiciliati nello Spazio Economico Europeo o in Svizzera, Groq UK Limited non effettua trasferimenti di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo. Per il periodo di conservazione dei dati trattati da Groq UK Limited si rimanda parimenti alla privacy policy di Groq UK Limited.

Netta non autorizza Groq UK Limited a utilizzare i messaggi e le risposte generate (input e output) per finalità pubblicitarie né per addestrare o migliorare i propri modelli di intelligenza artificiale.

L'utente può disattivare in qualsiasi momento l'autorizzazione all'invio dei dati a Groq UK Limited dalla sezione Impostazioni → Privacy dell'app. In assenza di tale autorizzazione, la funzionalità di assistente AI in chat non sarà disponibile, mentre restano pienamente utilizzabili le altre funzionalità di BALANS che non la richiedono. Per l'esercizio dei diritti dell'interessato in relazione a questo trattamento si applica quanto previsto alla Sezione 13.

9. Trasferimenti di dati fuori dallo Spazio Economico Europeo

I dati personali saranno trattati all'interno dell'Unione Europea e conservati su server ubicati all'interno dell'Unione Europea. Gli stessi dati personali potranno essere trattati in Paesi al di fuori dell'Unione Europea, a condizione che sia garantito un livello di protezione adeguato, riconosciuto da apposita decisione di adeguatezza della Commissione Europea.

Eventuali trasferimenti di dati personali verso Paesi non UE, in assenza di decisione di adeguatezza della Commissione europea, saranno possibili solo qualora siano fornite dai titolari e responsabili coinvolti garanzie adeguate di natura contrattuale o pattizia, fra cui norme vincolanti d'impresa ("Binding Corporate Rules") e clausole contrattuali tipo di protezione dei dati.

Il trasferimento dei Dati Personali verso Paesi terzi al di fuori dell'Unione Europea, in mancanza di una decisione di adeguatezza o di altre misure adeguate come sopra descritte, sarà effettuato solo ove l'utente abbia esplicitamente acconsentito o nei casi previsti dal GDPR e saranno trattati nel suo interesse. In questi casi, nonostante il Gruppo adotti istruzioni operative comuni a tutti i Paesi in cui opera, il trasferimento dei Dati Personali potrebbe essere esposto a rischi connessi alle peculiarità delle legislazioni locali in materia di trattamento dei Dati Personali.

10. Modalità del trattamento

Il trattamento avviene con strumenti digitali, informatici, telematici e, ove necessario, manuali, secondo logiche correlate alle finalità descritte nella presente informativa. I dati sono trattati da personale autorizzato e da fornitori selezionati, nei limiti delle rispettive mansioni e necessità operative.

Le attività di raccolta e trattamento possono avvenire tramite app mobile, web dashboard, API, web services, e-mail, PEC, sistemi OCR, modelli AI, strumenti di analytics e sistemi di pagamento o open banking. Quando l'input iniziale è un documento cartaceo, l'elaborazione tramite OCR o AI avviene digitalmente e il dato deve essere confermato dall'utente finale prima di usi ufficiali o dispositivi.

11. Periodo di conservazione

Netta conserva i dati per il tempo necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti, nel rispetto dei principi di limitazione della conservazione e minimizzazione. Salvo tempi diversi imposti dalla legge o necessari per la tutela dei diritti, si applicano i seguenti criteri:

Categoria / finalità Criterio o periodo di conservazione
Dati di registrazione, account e gestione del Servizio Per la durata del rapporto contrattuale e, dopo la cessazione, per il tempo necessario alla gestione di obblighi, contestazioni e tutela dei diritti, di norma fino a 10 anni ove rilevino obblighi civilistici, contabili o fiscali.
Dati fiscali, contabili, fatture elettroniche, documenti amministrativi e dati di pagamento Per il periodo previsto dalla normativa applicabile in materia fiscale, contabile, civilistica e amministrativa, di norma 10 anni, salvo conservazione ulteriore necessaria per legge, controlli, contenziosi o difesa di diritti.
Dati precontrattuali, richieste commerciali, lead e demo non convertite in contratto Per il tempo necessario alla gestione della richiesta e, di norma, non oltre 12 mesi dall'ultimo contatto utile, salvo consenso marketing o necessità di difesa di diritti.
Documenti caricati o trattati dall'utente tramite BALANS Per la durata dell'account o del servizio richiesto e secondo le impostazioni di conservazione applicabili; dopo cancellazione o cessazione, entro i tempi tecnici di disattivazione, backup e cancellazione, salvo obblighi legali o istruzioni del cliente titolare del trattamento.
Log tecnici, sicurezza, accessi e prevenzione abusi Per il tempo necessario a garantire sicurezza, audit e prevenzione frodi, di norma fino a 12 mesi, salvo estensione in caso di incidenti, abusi, accertamenti o obblighi di legge.
Assistenza, ticket, reclami e feedback Per il tempo necessario alla gestione della richiesta e, di norma, fino a 24 mesi dalla chiusura, salvo esigenze contrattuali, legali o di difesa.
Marketing diretto e comunicazioni commerciali Fino a revoca del consenso o opposizione; per clienti esistenti, fino a opposizione e nei limiti consentiti dalla legge. Netta verifica periodicamente l'attualità delle preferenze e dei consensi.
Profilazione commerciale e segmentazione Fino a revoca del consenso e, di norma, per un periodo non superiore a 12 mesi dall'ultima interazione o raccolta utile, salvo rinnovo o diversa durata indicata nella CMP o in specifica informativa.
Dati anonimizzati I dati resi anonimi in modo irreversibile possono essere conservati senza limiti temporali, poiché non sono più riconducibili a una persona fisica identificata o identificabile.

12. Misure di sicurezza

Netta adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, alla natura dei dati trattati e alle modalità del trattamento. Tali misure includono, in via esemplificativa:

Nessun sistema può garantire sicurezza assoluta; tuttavia Netta si impegna ad aggiornare le misure di protezione in funzione dell'evoluzione del Servizio, dei rischi e delle tecnologie utilizzate.

13. Diritti dell'interessato

Nei casi e nei limiti previsti dal GDPR, l'interessato può esercitare i seguenti diritti:

Le richieste possono essere inviate tramite e-mail o PEC ai recapiti privacy indicati sul sito/app. Netta risponderà entro i termini previsti dalla normativa applicabile. Prima di evadere una richiesta, Netta potrà chiedere informazioni necessarie a verificare l'identità del richiedente e la legittimazione all'esercizio del diritto.

La presente Informativa può essere soggetta a modifiche da parte di Netta in qualsiasi momento. Eventuali modifiche verranno notificate agli indirizzi di contatto da Lei indicati. Una versione aggiornata della presente informativa è disponibile in qualsiasi momento al seguente link.

Ultima revisione: 26 giugno 2026